高商工程资料档案管理软件

一、概述

高商工程资料档案管理软件是专门为建设工程管理单位研发的工程文件档案数字化管理系统。系统实现从工程立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收等工程建设过程形成的包括报建、报批、施工图纸、会议记要、施工日志、声像、进度表等工程项目资料进行电子信息存档的管理。

系统包括工程资料管理和档案文件管理二大部分,为建设工程单位提供日常文件、纪要、制度文件、报告、方案、图纸、图表、照片、录音等各种载体文件资料的电子集中管理。实现文件在线编辑、全文批注、检索、统计分析、文件安全控制、权限控制、版本控制、规范登记控制等功能,方便查询部门共享资料和相关的企业信息资料的安全管控。高商工程资料档案管理系统遵循《建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)》《建设电子文件与电子档案管理规范》等规范及国家档案局相关电子档案管理标准,具有以下特点:

工程档案软件工程档案系统集成Office?文件功能,直接在浏览器中查看及新建、编辑各种格式office文件,简化了文件上传、下载的复杂过程。系统支持AutoCAD的在线浏览、快速查看CAD图纸。同时系统还能实现PDF文档的全文检索功能,对PDF文档所检索的内容进行高亮显示。

工程档案软件工程档案系统通过对用户权限的角色管理,可以对文档的操作权限进行上传、下载、浏览、打印、修改、版本增加、移动、删除等等功能的控制。实现文档可控制的共享,确保公司重要资料的安全共享。

工程档案软件工程档案系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息,从数据库中刻录到光盘上的功能,可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。

工程档案软件工程档案系统实现其它建设工程及房地产管理软件的全面整合,形成工程建设及项目管理企业的一体化信息管理方案。

工程档案软件

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二、功能模块

?(一)模块一

高商工程资料档案管理软件中的工程资料管理系统模块由工程管理、工程借阅、资料检索、资料管理和归档管理组成。

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?1.项目管理

包括工程项目立项、分配项目、领取分配的项目内容、项目跟进、全览项目资料等和审核提交的项目文件等。

(1)?建立项目:分别由系统来形成施工、监理、建设、设计、勘察等单位工程文件目录和工程建设管理有关人员的职责分配;针对每一个工程项目分别设定文件管理流程,再根据有关人员的工作职责分配工程建设形成的文件进行一对一跟踪管理。各单位相关人员负责好工程从准备到竣工验收所形成的文件的收集、整理和归档工作,使用工程档案管理系统对各个阶段进行文件的跟进。

建立新项目时,先填写项目的名称、选择该项目对应的流程,再分别完善施工、监理、建设、设计、勘察等单位的信息。

(2)工作分配:即是由系统管理员分别对各个项目组成员进行工作分配。针对已经立项的工程项目文件列表,再根据项目组成员所负责的工作内容,系统管理员通过系统进行工作分配;项目组成员接收到已分配的工作,再对所分配到的工作进行及时跟进,已经跟进完毕的文件可在系统中提交归档申请,由系统管理员审核完成后文件会自动转成归档状态,此时文件跟进才算完成。

(3)项目跟进:项目有关负责人对已分配到的工程项目文件进行跟进和提交资料归档申请,如下图所示,用户点击“项目跟进”,工程项目一栏将呈现出自己要跟进的工程项目目录,此时只需选择要跟进的项目,即可对该项目的过程进行跟进。如何对工程文档进行跟进?用户须在跟进内容中注明原件存放位置、文档负责单位、负责人、文档创建时间和最后修改时间,另外在“上传文件”中上传电子扫描件或者其他电子类文档文件。

工程档案软件

(4)归档申请和归档审核:相关负责人可以通过“资料全览”了解各个工程项目的跟进进度,对已经跟进完毕的工程文档及时申请归档,交由资料管理员统一归档保存。归档文件分有文件电子件和文件原件,文件类型有Office、PDF音像、光盘、纸质、CAD、图片和程序文件等等。

(5)环境监察:环境监察主要是处理排污收费、污染投诉、排污口规范化验收、行政处罚等问题。通过对项目跟进,总结出排污、环境污染、行政处罚等各种问题,对应制定出方案措施,使项目能成功验收。

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?2.资料检索

系统用户可以通过“资料检索”快速了解到某工程项目的各个文档的跟进情况以及工程文件资料归档情况。系统支持全文检索功能,可用文档中的个别文字快速检索出文档目录。例如,可通过工程项目的名称、文档的内容以及文档的格式、创建时间等等查询出文档目录。

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3.工程借阅

用户可以对已归档的工程文档进行申请借阅,由文档管理员审核通过后方可对原件或电子文档进行查询。如下图所示,系统用户可以在借阅列表中找出自己需要借阅的工程文档进行借阅申请;有红色字体描述为“不可借阅”的文档是已被借阅或未归档的文档。用户可以从“我的借阅”去了解自己申请借阅的状态。

工程档案软件

文档借阅:对已归档的电子文件或已入库的文件原件进行借阅。申请借阅时,申请人需在系统申请表中注明借阅类型(原件还是电子文件)、借阅时间和借阅原因等。对于电子文档借阅,申请审核通过后系统将在借阅时间完成后自动取消对该文件的阅览权限,如需再借阅须重新提交申请。对于原件借阅,申请审核通过后系统将返回一个“借用登记码”,用户通过登记码向文档库登记借阅。

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4.资料管理

资料管理主要管理工程资料入库和借阅的全过程。

(1)入库登记:负责项目的有关人员所跟进的文件完成后,可向该工程项目的文档管理员或系统管理员提交原件入库申请,文档管理员或系统管理员《按照归档文件的质量要求》检查通过后办理原件入库手续。

(2)借阅登记:已经入库到文档室的原件,用户通过系统提交申请借阅拿到的借阅登记码到文档室登记借阅。

(3)快速借用登记:快速借用登记为资料管理员提供了更快捷的窗口,管理员可通过这里快捷完成资料借用和归还登记。

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5.流程设定

例如,某工程建设项目的文档管理流程图,分别由工程准备阶段文件、工程施工监理文件、工程施工文件、工程竣工图纸文件等组成,包括该项目的各个文件的跟进情况、归档情况和原件状态。如工程准备阶段有立项、审批、征地、勘察、设计、招标等所形成的工程准备阶段文件。

如何由系统建立文件管理流程?流程建设主要是根据每一项目工程建设所形成的文件类去分配文件目录,各个阶段的文件目录最终组合成一个完整的工程项目管理流程;一般工程文件有工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等等;系统管理人员再对文件目录分别分配到有关人员进行跟进。

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6.归档管理

文档转成档案:建设单位在组织工程竣工验收前,应提请档案管理机构对工程档案进行预验收,验收通过后方可转成档案进行管理;文档转成档案必须确保档案的齐全、系统、完整,内容的真实性和准确性,图片盖有竣工图章,文件原件符合归档要求等等方可移交档案室进行统一管理。

(二)模块二
工程档案文件管理模块,包括规范档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理。

?1.基础设置

基础设置主要是自定义公全宗、实体、门类、档号规则、权限和档案保管期限等。

全宗设置:根据全宗设置原则,每个全宗对应一个独立的全宗号进行设置。

实体设置:根据单位管理职能,以及档案形成的特点编制一个具有若干层次和类别,且适应计算机识别的文件归档实体分类表的过程。此外,实体设置是由上、下级类目序号、类目名称组成。

全宗设置:根据全宗设置原则,每个全宗对应一个独立的全宗号进行设置。

档号规则:由系统默认的档号规则,也可自定义档号规则;档号规则可自定义档号各字段的长度。

权限设置:对门类最底层的类别中的档案进行各类权限分配。

期限设置:可自定义设置档案管理的保管期限。

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?2.工程档案采集

档案采集需符合中华人民共和国行业标准的《电子文件归档与电子档案管理规范》要求,再综合本单位的实际要求进行规范文件和档案的归档工作。

(1)档案录入:档案目录录入和档案附件的录入(见下图)。档案目录录入可以根据系统提供的Excel表进行整理,批量导入档案管理系统;档案目录填写须根据系统预设项进行完善;扫描件的录入在相对应的目录下插入电子件(扫描件、文档、影像、电子图纸、PDF文件等等)。档案录入完毕后,可进行成批提交鉴定申请,即归档申请。

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(2)工程档案归档:档案收集人员收集的文件或档案和由工程档案管理移交过来的档案统一进行审核管理。此外,对于不规范的档案,档案管理员写明原因,选择“驳回”,系统会自动驳回给申请人重新整理。

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3.工程档案鉴定

高商工程资料档案管理软件工程档案鉴定分归档鉴定和销毁鉴定两部分;另外,档案管理员还可从鉴定记录中翻阅已经销毁的旧档案。

(1)归档鉴定:即审核入档案室的档案。首次使用系统时,导入的档案目录可由相关负责人预先审批,导入系统后档案管理员可直接点击“直接归档”对导入的目录一次完成审核。

(2)销毁鉴定:对于已经过期或因为其他原因等导致某项目停止的档案,由相关负责人提交申请,由档案管理员鉴定销毁。

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4.工程档案检索

对档案室中的档案实行全角度搜索,PDF文件可支持全文检索,对查询出来的内容可直接申请借阅。例如,档案管理员可由档案的档号、题名、主题词、文档中的内容文字、档案类型或格式、档案归档日期等等进行检索出要求的档案。

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5.工程档案借阅

工程档案借阅包括档案借阅申请和登记。档案借阅人可使用检索功能搜索出要求的档案目录,选中需要借阅的档案提交“申请”,再由档案管理员对提交的申请审核;如借阅纸质或介体等原件,由档案管理员对提交的目录审核通过后,借阅人再根据系统随机提供的借阅码向档案管理员登记领取。

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6.工程档案保管

工程档案保管主要是对原件的借出、归还登记管理和电子档案的鉴定销毁申请。其中,电子档案的销毁鉴定须参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,对于电子件、原件或载体等的销毁,须在系统中提交销毁申请,等待审批通过后方可实施档案销毁。

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7.工程档案报表

档案管理员可从档案报表中筛选统计出归档的清册和销毁的清册,使用系统自带的打印功能打印出清册交由单位相关领导审批或保管。

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